Hvad gør man, når projekter bliver ved at fejle
Af Stefano Capaldo
Projekter der fejler, bliver forsinkede eller overskrider budgetter koster milliarder i tabte indtægter og omkostninger.
Overalt i verden ser man at hårdt tjente ressourcer bliver investeret i projekter, der forsinkes, koster mere end de burde eller fuldstændigt fejler.
Et studie fra British Computer Society har undersøgt 214 store it-projekter i løbet af en periode på syv år og fandt, at næsten en fjerdedel af alle projekter (23,8 procent) blev annulleret, før de overhovedet blev sat i gang.
En nyere IDC rapport viser samstemmende, at 25 procent af de undersøgte it-projekter mislykkes fuldstændigt. Den viste også, at 20-25 procent ikke giver overskud overhovedet.
Den første tanke er vel, at problemet må ligge hos programmører og kodere. Men når man graver ned i tallene finder man, at det faktisk er i selve projektledelsen problemet ligger. Statistikken viser, at 54 procent af it-projekt fiaskoerne kan tilskrives projektledelse, mens kun 3% kan tilskrives tekniske udfordringer.
Den indlysende løsning er selvfølgelig at gøre noget ved projektledelsen, men hvad? Svaret er ifølge IDC, at investere i uddannelse.
IDC forskning viser (se grafen ovenfor) unægtelig en tæt sammenhæng mellem uddannelse, teamets dygtighed og projektets succes. I forhold til at forudsige projekt succes, er de tre vigtigste variable;
- Det samlede færdighedsniveau i projektgrupperne
- Den procentvise del af projektets budget der investeres i uddannelse
- Antallet af undervisningstimer pr holdmedlem
Når en af de 3 faktorer øges eller reduceres har det direkte indflydelse på projektets succes. Projekter der anvender 7% af budgettet på uddannelse er væsentligt mere vellykkede end projekter, hvor kun 4% af budgettet gik til træning. Faktisk viste undersøgelsen, at IT projektteams der opfylder de fleste eller alle deres mål, har fået 40% mere uddannelse end de teams, der opnår lille eller kun begrænset succes.
Endelig har rapporten undersøgt den type uddannelse, som holdene har modtaget og der blev fundet en tæt sammenhæng mellem projektets succes og certificering.
Undersøgelsen viste, at hver relevant certificering øger et teams præstation og 100% succesrate opnås, når over 60% af et team certificeret.
Rapporten er et wake-up call til alle, der er i gang med et stort it-projekt – eller for den sags skyld en anden type projekt. Hvis projektet skal være en succes skal teamet være uddannet til ekspert niveau, og sørg for at alle teammedlemmer er på samme niveau. Det fungerer ikke at lade nogle enkelte certificerede projektledere være ansvarlige for at løfte niveauet.
Dagligdagen er et muligheds – ædende monster
Af Stefano Capaldo
Hvis du var nødt til at træffe valget mellem innovation og ”dagligdagen”, vil jeg vædde på at 99,99% af jer vil hoppe direkte på innovation. Men hvorfor er det så, at mange bruger så meget tid på den daglige brandslukning og så lidt tid på innovation? For de fleste virksomheder er svaret: ” Fordi vi er nødt til det” Systemer vil altid have brug for opdatering og rettelser og ting vil altid have brug for rettelser. Servere fejler, diske bryder ned og brugere – de pragtfulde skabninger – bliver tit småforvirrede og sletter ting ved uheld og glemmer deres password.
Desværre, kan kun de færreste virksomheder tillade sig den luksus at have dedikerede mennesker på standby, hvis det skulle ske at en server fejler, et program bryder ned eller en pris skal udskiftes på hjemmesiden. Konsekvensen af det er, at it-afdelinger og udviklingsteams hele tiden bliver taget fra nye indtægtsskabende projekter og sat til at håndtere nedbrud og problemer. Med andre ord: Dagligdagen er et mulighedsædende monster i en nøddeskal.
I det store og hele, blev it-afdelinger ikke skabt til at fejlrette gamle applikationer, reparere svigtende hardware eller besvare spørgsmål fra resten af virksomheden. De er der for at tjene forretningen, skabe IT-løsninger der gør forretningen mere effektiv og i stand til at skabe nye indtægter. Men desværre er denne rolle årenes løb blevet glemt og i stedet for, bruger it-afdelinger nu bruger deres tid på at slukke brande.
Hvad kan man så gøre ved det? Svaret er, at man kan give dagligdagens sager til dem, det er bedst til at varetage den slags og så sørge for, at applikationer bygges og forvaltes ordentligt og at de mennesker der skal rette fejl, er uddannet til det.
En rapport fra IDC viser, at eksperter dvs. uddannede IT-professionelle med certificeringer bruger langt mindre tid på brandslukning, og er i stand til at bruge mere tid på innovation. Ifølge undersøgelsen, brugte eksperter i backup og recovery 28% mindre tid at løse hændelser og sikkerhedseksperter havde 20% mere tid til at hjælpe slutbrugere.
Det er enkelt nok. Hvis du er ved at blive oversvømmet af ”Dagligdagen” så få en ekspert til at håndtere det, enten internt eller i skyen, og sørg for at IT afdelingen er ordentligt uddannet til at varetage de opgaver der lander hos dem.
Forfatter:
Stefano er medstifter og leder af uddannelsesstrategi hos Firebrand Training. Han har 20 års erfaring med IT-drift og support, særligt med forretningsunderstøttende IT infrastrukturer.
Microsoft går a-pop
Microsoft udsendte for nylig tre ret specielle reklamevideoer til det asiatiske marked. De blev ret hurtigt fjernet fra deres officielle YouTube side, men de kan selvfølgelig findes andetsteds…
Det er ikke let at beskrive dem, så tag selv et kig:
Windows 8 Training Camp: Klaver:
Denne video skal beskrive “Work and Play”.
Windows 8 Training Camp: Vandmelon
3 fyre viser “The power of Touch”.
Windows 8 Training Camp: Makeup
Her konkurrerer 3 kvinder om at lægge makeup på 10 sekunder, uden fejl. Det skal symbolisere skønheden or farten ved Windows 8.
Det frygtede øjeblik…Den blå skærm
De fleste har prøvet det, det frygtelige øjeblik: Du er i gang med at skrive en præsentation eller skabe et mesterværk i Paint da katastrofen rammer, du løber tør for strøm, katten tygger endelig helt igennem strømkablet eller det værst tænkelige sker, Dødens Blå Skærm.
På et øjeblik har du mistet alt. Den fil, du har arbejdet på i de sidste fire timer er væk (den, du skal bruge i morgen),og der er intet andet at gøre end at starte forfra eller smide din PC ud af vinduet. Efter at have prøvet sidstnævnte er det en langt mere fornuftig og økonomisk rentabel fremgangsmåde bare at bruge File History. I det værst tænkelige tilfælde, en hardware fejl, mister du ikke bare en enkelt fil, men alle dine familie billeder, personlige dokumenter og det afsnit af Star Trek, som du svor aldrig at glemme. Hvis denne situation nogensinde indtræffer, så vil du være dobbelt så glad for at du implementerede File History.
Hvad er File History, og hvordan fungerer det?
File History er det automatiske back-up værktøj indbygget i Windows 8. Kort sagt, når File History systemet er aktiveret vil det med jævne mellemrum tage back up af alle dine personlige filer i dine biblioteker, favoritter, kontakter og endda Microsoft Sky Drive. Så i tilfælde af datatab eller system fejl, har du en komplet samling af dine filer. Funktionen skaber også en historie af ændringer i dokumenter, så hvis du vil fortryde ændringer eller vende tilbage til en tidligere version af et dokument, kan du nemt gøre det.
Nu ved du hvordan det virker, se herunder hvordan du aktiverer den. Tag et kig på denne Infographic og du vil lynhurtigt kunne sikre back up af dine filer.
Undersøgelse: Hvor vigtig er Cloud ?
I en undersøgelse fra Google og CFO Research blandt senior finansielle ledere hos amerikanske virksomheder viste det sig, at Cloud computing er en vigtig del af strategien.
Undersøgelsen viste, at næsten 80% af de adspurgte mener, at en stærk Cloud computing strategi vil være afgørende for virksomhedens succes i løbet af de næste 12 til 18 måneder.
Der er stadig mange organisationer, der holder sig tilbage i forhold til Cloud-teknologi, men når Microsoft frigiver Windows 8 til Cloud og Apple markedsfører deres iCloud, ser det ud til at verden støt bevæger sig mod teknologien, og det er der mange, der allerede nyder godt af med gode resultater.
Undersøgelsen viser også, at over 70% fortæller at deres forventninger til ROI på deres Cloud investeringer er blevet enten mødt eller overgået, især på grund af termineringen af hardware-relaterede omkostninger. Ud over den type besparelser, fortæller to tredjedele af de adspurgte, at Cloud-teknologien vil reducere deres selskabers driftsomkostninger med op til 20%.
Research redaktøren Matt Surka på CFO Research, siger at “Cloud sikkert giver omkostningsbesparelser, men lederne er alligevel mest interesseret i at flytte IT ressourcer fra vedligeholdende til værdiskabende aktiviteter. Der er altså intet ønske om at fjerne ressourcer fra IT budgetterne”
Undersøgelsen er baseret på 310 elektroniske besvarelser.
5 gode grunde til at opgradere NAV
De skjulte omkostninger ved IKKE at opgradere NAV
1. Forældet teknologi – Jo længere tid, du udsætter opgradering jo mere ressourcekrævende bliver det at bygge bro mellem gammel og ny teknologi.
Når en ny version frigives, skaber Microsoft og Add-On Softwareleverandører også opgraderingsværktøjer, der understøtter opgradering fra nylig version til den nyeste version. Det kaldes en “Upgrade Path”. Nogle gange vil denne path understøtte tidligere versioner, altså springe over versioner. Men hver gang en opgradering udsættes, i venten på den næste opgradering, er der også garanti for højere omkostninger for den fremtidige opgradering. Det er fordi, den kommende opgradering vil kræve, hvad der svarer til flere opgraderinger. Med andre ord, vil du fra punkt A til punkt C, skal du fra A til B først. Hvert trin (versions opgradering) involverer flere lag af kode ændringer, der skal medregnes i opgraderings omkostningerne.
2. Værdi af aktiver – Tilpasninger er aktiver. De giver ekstra værdi og opfylder et behov hos kunden.
Værdien af disse aktiver blev anslået på det tidspunkt, hvor kunden bestilte funktionen, godkendte udviklingsprojektet og implementerede det. På det tidspunkt, var det sikkert en forrygende funktion og i tidens løb blev det næsten glemt af funktionen ikke er en standardfunktion af NAV. Værdien af funktionen består og har dækket omkostningen, men tilpasningen skal administreres for altid.
Man kan sige, at tilpasninger er aktiver der kræver vedligeholdelse, de vil for altid være kode, der skal administreres. De vil altid blive fusioneret ind i ny kode ved hver opgradering. Det kan være en simpel automatiseret opgave, og det er det som regel også. Men gammel, forældet eller inkompatibel kode kan være vanskelig at fusionere og gør opgraderinger langt mere tidskrævende. Koden er måske engang blevet refactored (omskrevet) til at rumme ny teknologi eller en ny tilpasning, eller en kode ændring, en opgradering, add-on eller endda en hotfix. Under en opgradering, vil sammenlægningen af disse tilpasninger i Microsofts nye kode være en stor del af opgraderingen. I virkeligheden, ville opgraderinger være en lille rutine opgave, hvis der ikke var nogen tilpasninger.
Kostprisen for en opgradering er meget afhængig af, hvor mange tilpasninger (aktiver) der er involveret. Omkostningerne til at administrere disse aktiver vil altid være højere, når opgraderinger er ikke er gjort konsekvent. Dette skyldes, den såkaldte Kode-gælds faktor. I denne forstand kan opgradering opfattes bogstaveligt som Asset Management.
3. Kode Gæld – Unødvendige omkostninger i forbindelse med tilpasninger kan begrænses ved at man altid opgraderer til den seneste version af NAV. De unødvendige omkostninger kan man kalde “Kode Gæld”.
I løbet af fusionerings processen vil noget kode fusionere automatisk ved hjælp af forskellige værktøjer, men en del af den tilpassede kode kræver udvikler tid og nogle gang ny kode. Andre gange har Microsoft skrevet en ændring ind i sin kode. Under alle omstændigheder, fungerer opgraderingsprocessen som en slags oprydning og koden er sandsynligvis i bedre stand efter en opgradering og bedre klar til fælgende opgraderinger. Det er selvfølgelig meget lettere for en udvikler at indtænke kode fra en et-trins opgradering, end det er at forsøge at finde ud af at flette kode i en version, der er to eller flere opgraderingsstier væk – lineær versus omstændelig opgradering.
Eksempel: Kunden udsætter en opgradering, men vil gerne have noget af den nye versions funktionalitet. Kunde får en konsulent til at implementere en tilpasning, det kan man kalde en slags gældsfremskrivning. Når det en dag bliver tid til at foretage en opgradering, så forfalder renten.
Der er altid en omkostning forbundet med aktiver (koden) men gælds omkostningen er unødvendig og kan undgås ved løbende opdatering.
4. Support og vedligeholdelsesomkostning
I forbindelse med opgraderingsbeslutninger taler man ikke ret tit om, hvordan brugerne vil få direkte udbytte af de nyeste forbedringer af Udviklingsmiljøet, Debuggeren, Kode designeren, Rapport mulighederne, Eksterne integrations værktøjer etc.
Men brugerne er vel også ligeglade med Udviklingsmiljøet? Nej, for hver gang en opgradering sker effektivt, bliver der sparet ressourcer som kommer alle til gode.
Den seneste Development Designer giver udvikleren mulighed for at udføre komplekse kode opgaver og analyser langt hurtigere end i tidligere versioner af NAV og det har selvfølgelig indflydelse på omkostningen ved hver eneste analyse, løsning og opgaveløsning. Men er man på den gamle version og bliver ved med at kode tilpasninger i den, får man mere kode gæld. I værste tilfælde vil udviklingen blive hæmmet af teknologiens muligheder, give mere arbejde for udvikleren og dermed gøre det dyrere for kunden at udvikle. Uanset hvad, er det unødvendigt og øger Kode-gælden.
Hvis kunden derimod er på den nyeste NAV version vil udviklerne ikke være begrænset af gammel teknologi.
Ved at tage teknologiske beslutninger baseret på den nyeste aktuelle NAV version bliver Kode Gælden reduceret. Udvikles der i den seneste NAV versionen, vil det være langt mere sandsynligt, at kodeændringer vil overholde de nyeste “Best practices” og vil højst sandsynligt kunne flettes automatisk ind i næste opgradering, og dermed næsten garantere nul procent renter på denne kode gæld.
5. Til sidst – Udviklere vil bare gerne arbejde i det seneste udvikling miljø. Så gør en udvikler glad og opgrader!
Vil du lære hvordan? tag et kig på vores Dynamics Kursus og certificeringsprogram
Hvad er PMI og hvordan kan det hjælpe dig med at spare £169 millioner?
Hvis du har læst the Times her til morgen, er du sikkert faldet over en ret opsigtsvækkende annonce fra PMI med overskriften:
“UK organisationer risikerer i gennemsnit £169 millioner for hver £1 mia der investeres i projekter.“
Forestil dig lige den samtale med din chef ‘Du? Har du lyst til at forklare hvordan du har spildt £169 millioner af firmaets penge?’ Der er noget der siger mig, at du næppe star først i køen til jule bonus, medmindre selvfølgelig, at du arbejder i Finanssektoren.
Men holder de tal overhovedet og er det noget du skal bekymre dig om? Læs mere herunder om PMI, rapporten som tallene stammer fra og hvordan du kan håndtere projekt risiko.
Hvad er PMI?
Project Management Institute (PMI) Er verdens førende non-profit, faglige sammenslutning for Projektledelse. PMI tilbyder i øjeblikket seks Projektledelses certificeringer, herunder den globalt anerkendte Project Management Professional (PMP) certificering som har flere end 520,000 medlemmer på verdensplan.
Hvor kommer disse tal fra?
De dybt bekymrende tal indgår i PMIs 2013 ”Pulse of the Profession” rapport, der er en årlig global undersøgelse af projektledere. Rapporten er en markedsundersøgelse skabt på grundlag af indsigter og feedback fra projekt, portefølje-og program ledere med henblik på at kortlægge eksisterende og fremtidige trends inden for branchen. Den aktuelle rapport inkluderer feedback fra mere end 800 projektledelse ledere i hele Nordamerika, Asien og Stillehavsområdet, Europa, Mellemøsten, Afrika (EMEA) og Latinamerika og Caribien.
Skal jeg være bekymret?
Ifølge PMI, ja. Rapporten viser, at projekters succesrate er faldende, Siden 2010 er har flere end en tredjedel af projekterne ikke opfyldt forretningsmålene. Ukontrollerede ændringer eller kontinuerlig vækst i et projekts anvendelsesområde, er også øget fra 2010 til i dag med en vækst på 4 procentpoint fra 41 procent til 45 procent af de berørte projekter.
Kan jeg forhindre, at det sker?
Risiko er en naturlig del af ethvert projekt, men gentager man dokumenterede succeser og har en robust projektplan, har man begrænset sin risiko. PMI rapporten viser, at højtydende organisationer der gennemfører sådanne foranstaltninger har en reduceret risiko. Risikoen er faktisk 14 gange mindre end hos deres andre og deres succesrater er 90 procent større end hos organisationer, der ikke foretager bevidst risikostyring.
PMI rapporten viser også, at organisationer der opnår projektets succes har følgende fremgangsmåder til fælles:
• 76% har vedtaget en ramme for gennemførelsen og udviklingen af specifikke projekt praksis.
• 74% har aktive ledere på 80% eller flere af deres projekter
• 71% har en defineret karrierevej for projektledere
• 70% bruger standardiserede projektledelses praksis såsom PMI s PMBOK ® Guide
• 69% har over 35% af projektledere certificeret med PMP ®
Så hvad nu?
Undgå de akavede “Jeg mistede £ 169.000.000″ samtaler ved at få styr på projektledelse: Book dig ind på Firebrands 4 dages PMP .
